TÀI LIỆU LUYỆN THI · MÔN KIẾN THỨC CHUNG — Nghị định về công tác văn thư (30/2020/NĐ-CP) — Điều 1 đến Điều 38
Tài liệu ôn tập Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: thể thức văn bản, ký ban hành, quản lý văn bản đi đến, bản sao và con dấu — trọng tâm ra đề. Gói ôn bao trọn hai chương đầu của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: những quy định chung (khái niệm viên chức, nguyên tắc, giải thích từ ngữ, chính sách) và nghĩa vụ, quyền của viên chức — phần có mật độ câu hỏi cao nhất trong đề thi vòng 1, vì hầu hết định nghĩa gốc của Luật đều nằm ở đây.
| Số hiệu | 30/2020/NĐ-CP |
|---|---|
| Ngày ban hành | 05/3/2020 |
| Ngày có hiệu lực | Kể từ ngày ký — 05/3/2020 |
| Cấu trúc | 7 chương, 38 điều |
| Thay thế | Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP |
| Phạm vi gói ôn | Toàn văn 7 chương, 38 điều (Điều 1 đến Điều 38) — 14 trên tổng số 43 điều |
Cấu trúc Luật Viên chức số 129/2025/QH15
| Chương | Phạm vi | |
|---|---|---|
| Chương I — Quy định chung Có trong gói ôn này | Điều 1–6 | |
| Chương II — Soạn thảo và ký ban hành văn bản Có trong gói ôn này | Điều 7–13 | |
| Chương III — Quản lý văn bản đi, văn bản đến và bản sao Có trong gói ôn này | Điều 14–27 (Mục 1: Văn bản đi Điều 14–19; Mục 2: Văn bản đến Điều 20–24; Mục 3: Sao văn bản Điều 25–27) | |
| Chương IV — Lập hồ sơ và nộp lưu Có trong gói ôn này | Điều 28–31 | |
| Chương V — Con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật Có trong gói ôn này | Điều 32–33 | |
| Chương VI — Quản lý nhà nước về công tác văn thư Có trong gói ôn này | Điều 34–36 | |
| Chương VII — Điều khoản thi hành Có trong gói ôn này | Điều 37–38 |
Mục lục — Điều 1 đến Điều 14
- 3 Giải thích từ ngữ
- 7 Các loại văn bản hành chính
- 8 Thể thức văn bản
- 10 Soạn thảo văn bản
- 11 Duyệt bản thảo văn bản
- 12 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
- 13 Ký ban hành văn bản
- 15 Cấp số, thời gian ban hành văn bản
- 16 Đăng ký văn bản đi
- 17 Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn
- 18 Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- 19 Lưu văn bản đi
- 21 Tiếp nhận văn bản đến
- 22 Đăng ký văn bản đến
- 23 Trình, chuyển giao văn bản đến
- 24 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- 25 Bản sao văn bản
- 28 Lập hồ sơ và nộp lưu
- 33 Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
- 34 Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư
Xem toàn văn tài liệu
Tài liệu chỉ hỗ trợ xem trực tuyến, không hỗ trợ tải xuống trực tiếp.
Tóm tắt nội dung từng điều
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Quy định các khái niệm bản gốc, bản chính, bản sao. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. Bản chính văn bản giấy là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Điều 7. Các loại văn bản hành chính
Quy định 29 loại văn bản hành chính, gồm các nhóm: nhóm quyết định (nghị quyết, quyết định cá biệt, chỉ thị, quy chế, quy định); nhóm kế hoạch (chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án); nhóm thông (thông cáo, thông báo, hướng dẫn, công văn, công điện); nhóm ghi nhận (báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận); nhóm giấy tờ (giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công). Lưu ý: Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư không phải văn bản hành chính vì chúng là văn bản quy phạm pháp luật.
Điều 8. Thể thức văn bản
Điều ra đề nhiều nhất. Quy định 9 thành phần chính bắt buộc theo đúng thứ tự từ trên xuống: a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ; b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; c) Số, ký hiệu của văn bản; d) Địa danh và thi gian ban hành; đ) Tên loại và trích yếu nội dung; e) Nội dung văn bản; g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thm quyền; h) Dấu, chữ ký số; i) Nơi nhận. Bốn thành phần bổ sung: thông tin mật, mức độ khẩn; ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành; địa chỉ, thư điện tử, số điện thoại, số fax và chỉ dẫn phạm vi lưu hành; phụ lục.
Điều 10. Soạn thảo văn bản
Quy định về soạn thảo văn bản: người đứng đầu cơ quan hoặc người có thẩm quyền giao đơn vị/cá nhân chủ trì soạn thảo; đơn vị/cá nhân được giao xác định tên loại, nội dung, độ mật, mức độ khẩn, thu thập xử lý thông tin và soạn thảo đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản.
Điều 11. Duyệt bản thảo văn bản
Quy định việc duyệt bản thảo văn bản về nội dung trong quy trình trước khi ký ban hành.
Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Quy định kiểm tra văn bản trước khi ký; người được giao trách nhiệm kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày. Trách nhiệm được tách đôi: một người chịu trách nhiệm về nội dung, một người về thể thức và kỹ thuật trình bày.
Điều 13. Ký ban hành văn bản
Điều ra đề nhiều thứ hai. Quy định 4 hình thức ký: (1) Ký thay (KT.) — cấp phó ký thay cấp trưng ở cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng; (2) Thay mặt (TM.) — người đứng đầu ký thay mặt tập thể lãnh đạo ở cơ quan làm việc theo chế độ tập thể; (3) Thừa ủy quyền (TUQ.) — người đứng đầu ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình, phải bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung, KHÔNG được ủy quyền lại; (4) Thừa lệnh (TL.) — giao người đứng đầu đơn vị ký một số loại văn bản thuộc lĩnh vực được phân công, phải quy định trong quy chế, người ký thừa lệnh ĐƯỢC giao lại cho cấp phó ký thay. Văn bản giấy ký bằng bút mực màu xanh, không dùng mực dễ phai; văn bản điện tử thì ký số.
Điều 15. Cấp số, thời gian ban hành văn bản
Bước 1 trong năm bước quản lý văn bản đi (Điều 14). Số và thời gian ban hành lấy theo thứ tự, trình tự thời gian trong năm, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm; số và ký hiệu là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng. Đối với văn bản giấy, cấp số thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
Điều 16. Đăng ký văn bản đi
Bước 2 trong năm bước quản lý văn bản đi: đăng ký văn bản đi, bảo đảm đầy đủ, chính xác thông tin cần thiết, bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
Điều 17. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn
Bước 3 trong năm bước quản lý văn bản đi: nhân bản theo đúng số lượng ở phần nơi nhận; đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn (văn bản giấy) hoặc ký số của cơ quan, tổ chức (văn bản điện tử).
Điều 18. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Bước 4 trong năm bước quản lý văn bản đi: văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày ký, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; văn bản khẩn phát hành và gửi ngay sau khi ký.
Điều 19. Lưu văn bản đi
Bưc 5 trong năm bước quản lý văn bản đi: lưu văn bản đi sau khi có chữ ký.
Điều 21. Tiếp nhận văn bản đến
Bước 1 trong bốn bước quản lý văn bản đến (Điều 20): tiếp nhận văn bản đến — kiểm tra số lượng, tình trạng bì, đối chiếu số/ký hiệu, bóc bì và đóng dấu "ĐẾN" (văn bản giấy) hoặc kiểm tra tính xác thực, toàn vẹn và tiếp nhận trên Hệ thống (văn bản điện tử).
Điều 22. Đăng ký văn bản đến
Bước 2 trong bốn bước quản lý văn bản đến: đăng ký văn bản đến, bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác thông tin, bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
Điều 23. Trình, chuyển giao văn bản đến
Bước 3 trong bốn bước quản lý văn bản đến: văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo, đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị/cá nhân xử lý; văn bản khẩn phải trình và chuyển giao ngay.
Điều 24. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Bước 4 (bước cuối) trong bốn bước quản lý văn bản đến: người đứng đầu cơ quan chỉ đạo giải quyết kịp thời và giao người theo dõi, đôn đốc; văn bản khẩn phải được giải quyết ngay.
Điều 25. Bản sao văn bản
Quy định về bản sao, gồm 3 hình thức bản sao: sao y, sao lục, trích sao. Theo Điều 26, bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.
Điều 28. Lập hồ sơ và nộp lưu
Thuộc nhóm quy định về lập hồ sơ và nộp lưu; có danh mục hồ sơ.
Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng mực dấu màu đỏ. Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. Thiết bị lưu khóa bí mật dùng để ký số văn bản điện tử.
Điều 34. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư
Quy định 7 nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư: xây dựng/ban hành/hướng dẫn văn bản QPPL về văn thư; quản lý thống nhất nghiệp vụ; nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ; đào tạo, bồi dưỡng, thi đua khen thưởng; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo, xử lý vi phạm; hợp tác quốc tế; sơ kết, tổng kết. Theo Điều 35, Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư.
Câu hỏi ôn tập mẫu
Trích một số câu trong bộ 54 câu trắc nghiệm có đáp án và giải thích căn cứ theo điều, khoản — xem đầy đủ trong tài liệu PDF ở trên.
1. Văn bản hành chính gồm bao nhiêu loại và cho biết các nhóm chính?
Theo Điều 7, có 29 loại văn bản hành chính, gồm các nhóm: nhóm quyết định (nghị quyết cá biệt, quyết định cá biệt, ch thị, quy chế, quy định); nhóm kế hoạch (chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án); nhóm thông (thông cáo, thông báo, hướng dẫn, công văn, công điện); nhóm ghi nhận (báo cáo, biên bản, t trình, hợp đồng, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận); nhóm giấy tờ (giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công).
2. Thể thức văn bản hành chính gồm mấy thành phần chính bắt buộc? Liệt kê theo thứ tự.
Theo Điều 8, có 9 thành phần chính theo đúng thứ tự từ trên xuống: a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ; b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành; c) Số, ký hiệu; d) Địa danh và thời gian ban hành; đ) Tên loại và trích yếu nội dung; e) Nội dung; g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; h) Dấu, chữ ký số; i) Nơi nhận.
3. Có mấy hình thức ký ban hành văn bản? Phân biệt ký thừa ủy quyền và ký tha lệnh.
Theo Điều 13, có 4 hình thức ký: ký thay, thay mặt, thừa ủy quyền, thừa lệnh. Phân biệt: Thừa ủy quyền (TUQ.) phải bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung, KHÔNG được ủy quyền lại; Thừa lệnh (TL.) phải quy định trong quy chế và ĐƯỢC giao lại cho cấp phó ký thay.
4. Mực ký văn bản giấy phải dùng màu gì? Dấu giáp lai mỗi lần đóng tối đa bao nhiêu tờ?
Theo Điều 13 và Điều 33: mực ký văn bản giấy phải là màu xanh, không dùng mực dễ phai. Dấu giáp lai mỗi lần đóng tối đa 05 tờ văn bản.
5. Dấu đóng lên chữ ký phải trùm ở vị trí nào?
Theo quy định về con dấu (Điều 33): dấu đóng lên chữ ký phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
6. Cấp số văn bản đi được quy định như thế nào?
Theo Điều 14–15: cấp số duy nhất trong một năm, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng; mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật cũng có hệ thống số riêng. Số và ký hiệu thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. Cấp số phải sau khi có chữ ký, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo.
7. Quản lý văn bản đi gồm mấy bước? Các bước đó là gì?
Theo Điều 14, quản lý văn bản đi gồm 5 bước: (1) Cấp số, thời gian ban hành; (2) Đăng ký văn bản đi; (3) Nhân bản, đóng dấu, ký số; (4) Phát hành và theo dõi chuyển phát; (5) Lưu văn bản đi sau khi có chữ ký.
8. Có mấy hình thức bản sao? Phân biệt bản gốc và bản chính.
Theo Điều 25–27, có 3 hình thức bản sao: sao y, sao lục, trích sao. Theo Điều 3: Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử; bản chính văn bản giấy là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.