Task 1: Viết thư thông báo (Announcement Email)
Thư thông báo là dạng bài formal email phổ biến trong Task 1 VSTEP. Bạn được yêu cầu thông báo một sự kiện, thay đổi lịch trình hoặc quy định mới cho đồng nghiệp, nhân viên hoặc thành viên câu lạc bộ.
1. Đặc điểm thư thông báo
| Yếu tố | Yêu cầu |
|---|---|
| Giọng văn | Formal, rõ ràng, ngắn gọn |
| Mục đích | Thông báo tin tức, sự kiện hoặc thay đổi |
| Nội dung bắt buộc | What (cái gì), When (khi nào), Where (ở đâu), Why (tại sao) |
| Kết thư | Mời phản hồi hoặc liên hệ nếu cần |
2. Cấu trúc 3 phần
Mở thư: Nêu mục đích viết thư — thông báo điều gì.
- I am writing to inform you that…
- I would like to announce that…
- This email is to notify you about…
Thân thư: Chi tiết về sự kiện/thay đổi — thời gian, địa điểm, lý do, yêu cầu.
- The event will take place on [date] at [venue].
- Please note that the new policy will be effective from…
- All staff members are required to…
Kết thư: Mời liên hệ, cảm ơn.
- Should you have any questions, please do not hesitate to contact me.
- Your cooperation is greatly appreciated.
- I look forward to your participation.
3. Đề bài mẫu
Đề bài: You are the manager of the HR department. Write an email to all staff members to announce a team-building event next month. Include the date, location, activities, and ask them to confirm their attendance.
4. Bài viết mẫu (~130 từ)
Dear all,
I am writing to inform you about our upcoming annual team-building event, which will be held on Saturday, 15 March at Green Valley Resort, approximately 30 km from the city centre.
The event will include various outdoor activities such as hiking, team games and a barbecue lunch. We will depart from the office at 7:30 AM by bus and return by 5:00 PM. The company will cover all expenses including transportation and meals.
This is a wonderful opportunity for us to strengthen teamwork and enjoy a relaxing day together. I strongly encourage everyone to participate.
Please confirm your attendance by replying to this email no later than 5 March. Should you have any questions, feel free to contact me directly.
Best regards,
Nguyen Minh
5. Phân tích bài mẫu
| Tiêu chí | Nhận xét |
|---|---|
| Task Achievement | Đầy đủ 4 yêu cầu: date, location, activities, confirm attendance |
| Coherence | 3 đoạn rõ ràng: mở — chi tiết — yêu cầu phản hồi |
| Vocabulary | Từ vựng formal phù hợp: inform, strengthen teamwork, attendance |
| Grammar | Câu phức hợp lý: which will be held, I strongly encourage |
6. Mẫu câu hữu ích cho thư thông báo
| Phần | Mẫu câu |
|---|---|
| Mở thư | I am pleased to announce that… / On behalf of the management, I would like to inform you… |
| Chi tiết | The deadline for registration is… / Participants are expected to… / Please be advised that… |
| Kết thư | We count on your cooperation. / Thank you for your attention to this matter. |