Hồ sơ viên chức là gì?
Hồ sơ viên chức là tập hợp các tài liệu, giấy tờ có liên quan đến quá trình công tác, hoạt động nghề nghiệp của viên chức, được lập và quản lý theo quy định của pháp luật. Hồ sơ viên chức có vai trò quan trọng trong công tác quản lý, sử dụng, bổ nhiệm, đánh giá viên chức.
Hồ sơ viên chức được quy định chủ yếu tại Thông tư 07/2019/TT-BNV ngày 01/6/2019 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức, cùng với Nghị định 115/2020/NĐ-CP về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức.
Thành phần hồ sơ viên chức
Theo quy định hiện hành, hồ sơ viên chức bao gồm các thành phần chính sau:
1. Quyển lý lịch viên chức
Quyển lý lịch viên chức là tài liệu quan trọng nhất trong hồ sơ, ghi đầy đủ thông tin cá nhân của viên chức. Nội dung bao gồm:
- Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, tôn giáo.
- Quê quán, nơi sinh, nơi ở hiện tại.
- Thành phần gia đình, bản thân.
- Trình độ học vấn, chuyên môn, nghiệp vụ, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học.
- Quá trình đào tạo, bồi dưỡng.
- Quá trình hoạt động, công tác.
- Khen thưởng, kỷ luật.
- Quan hệ gia đình (cha, mẹ, vợ/chồng, con, anh chị em ruột).
- Quan hệ gia đình bên vợ/chồng.
Lý lịch viên chức phải được khai trung thực, đầy đủ, có xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
2. Sơ yếu lý lịch (mẫu 2C)
Sơ yếu lý lịch theo mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV. Đây là bản tóm tắt thông tin cá nhân, quá trình công tác của viên chức, được cập nhật định kỳ hoặc khi có thay đổi.
3. Bản sao văn bằng, chứng chỉ
Bao gồm bản sao (có công chứng hoặc chứng thực) của:
- Bằng tốt nghiệp các cấp học (THPT, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ).
- Chứng chỉ ngoại ngữ (tiếng Anh B1, IELTS, TOEFL... theo yêu cầu).
- Chứng chỉ tin học (ứng dụng công nghệ thông tin cơ bản hoặc nâng cao).
- Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý nhà nước.
- Chứng chỉ bồi dưỡng theo tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp.
- Các văn bằng, chứng chỉ khác liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ.
4. Giấy chứng nhận sức khỏe
Phiếu khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp, xác nhận viên chức đủ sức khỏe để thực hiện nhiệm vụ. Phiếu khám sức khỏe phải còn giá trị (thường trong vòng 6 tháng kể từ ngày khám).
5. Các quyết định liên quan
Bao gồm các bản sao hoặc bản chính các quyết định:
- Quyết định tuyển dụng viên chức.
- Hợp đồng làm việc (xác định thời hạn và không xác định thời hạn).
- Quyết định bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp.
- Quyết định nâng lương, thăng hạng chức danh nghề nghiệp.
- Quyết định bổ nhiệm chức vụ quản lý (nếu có).
- Quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có).
- Quyết định điều động, biệt phái, chuyển đổi vị trí công tác (nếu có).
- Quyết định cử đi đào tạo, bồi dưỡng.
6. Bản tự nhận xét, đánh giá
Bản tự nhận xét, đánh giá công chức, viên chức hàng năm theo mẫu quy định. Bao gồm việc tự đánh giá kết quả công tác, phẩm chất đạo đức, tinh thần trách nhiệm và tự xếp loại.
7. Các tài liệu bổ sung khác
- Giấy khai sinh (bản sao).
- Phiếu lý lịch tư pháp.
- Giấy chứng nhận thuộc đối tượng ưu tiên (nếu có): con thương binh, liệt sĩ, người dân tộc thiểu số...
- Bản kê khai tài sản, thu nhập (đối với viên chức quản lý hoặc vị trí bắt buộc kê khai).
- Đơn xin việc hoặc đơn đăng ký dự tuyển.
Hướng dẫn lập hồ sơ viên chức
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ gốc
Thu thập đầy đủ các giấy tờ gốc bao gồm: văn bằng, chứng chỉ, giấy khai sinh, các quyết định liên quan. Kiểm tra kỹ tính chính xác của thông tin trên từng giấy tờ.
Bước 2: Sao y bản chính
Thực hiện sao y bản chính (công chứng hoặc chứng thực) tại UBND cấp xã/phường hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Lưu ý: bản sao phải rõ ràng, không tẩy xóa, có dấu giáp lai đầy đủ.
Bước 3: Khai lý lịch viên chức
Khai quyển lý lịch viên chức theo mẫu quy định. Viết bằng mực xanh hoặc đen, chữ viết rõ ràng, không tẩy xóa. Các thông tin phải trung thực, chính xác, khớp với giấy tờ gốc. Sau khi khai xong, nộp để cơ quan quản lý xác minh, ký xác nhận.
Bước 4: Khám sức khỏe
Đến cơ sở y tế từ cấp huyện trở lên để khám sức khỏe. Cần mang theo CMND/CCCD và 2-4 ảnh 4x6. Phiếu khám sức khỏe có giá trị trong 6 tháng.
Bước 5: Sắp xếp hồ sơ
Sắp xếp các tài liệu theo thứ tự quy định, đánh số trang, lập danh mục tài liệu trong hồ sơ. Bỏ vào bì hồ sơ (bìa cứng) có ghi đầy đủ thông tin ngoài bìa.
Quản lý hồ sơ viên chức
Trách nhiệm quản lý
Theo Thông tư 07/2019/TT-BNV, trách nhiệm quản lý hồ sơ viên chức được phân công như sau:
- Đơn vị sự nghiệp công lập: Quản lý hồ sơ viên chức thuộc thẩm quyền quản lý.
- Cơ quan quản lý đơn vị sự nghiệp công lập: Quản lý hồ sơ viên chức quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm.
- Bộ phận tổ chức cán bộ: Trực tiếp bảo quản, cập nhật hồ sơ.
Bảo quản hồ sơ
- Hồ sơ viên chức phải được lưu giữ tại kho lưu trữ hoặc tủ hồ sơ có khóa.
- Bảo đảm an toàn, chống ẩm mốc, mối mọt, cháy nổ.
- Hồ sơ điện tử phải được sao lưu, bảo mật theo quy định.
- Hồ sơ viên chức thuộc danh mục bí mật nhà nước phải quản lý theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
Cập nhật, bổ sung hồ sơ
Hồ sơ viên chức phải được cập nhật, bổ sung kịp thời khi có thay đổi:
- Khi có quyết định nâng lương, thăng hạng, bổ nhiệm, điều động.
- Khi có khen thưởng hoặc kỷ luật.
- Khi có thay đổi về trình độ đào tạo (bổ sung bằng cấp mới).
- Khi đánh giá, xếp loại hàng năm.
- Khi có thay đổi thông tin cá nhân (thay đổi họ tên, nơi ở...).
Hồ sơ dự tuyển viên chức
Đối với người dự tuyển viên chức lần đầu, hồ sơ dự tuyển theo Nghị định 115/2020/NĐ-CP bao gồm:
- Phiếu đăng ký dự tuyển theo mẫu quy định.
- Bản sao văn bằng, chứng chỉ và kết quả học tập phù hợp với yêu cầu vị trí việc làm (có chứng thực hoặc kèm bản gốc để đối chiếu).
- Phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp cấp (có giá trị trong 6 tháng).
- Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ sở y tế từ cấp huyện trở lên cấp (có giá trị trong 6 tháng).
- Giấy chứng nhận đối tượng ưu tiên (nếu có): giấy xác nhận người dân tộc thiểu số, con thương binh liệt sĩ, người hoàn thành nghĩa vụ quân sự...
Lưu ý quan trọng khi lập hồ sơ
- Tính trung thực: Mọi thông tin phải chính xác, trung thực. Khai man hồ sơ là hành vi bị xử lý kỷ luật, có thể bị buộc thôi việc.
- Tính đầy đủ: Hồ sơ thiếu giấy tờ có thể bị từ chối tiếp nhận hoặc không đủ điều kiện dự tuyển.
- Tính hợp lệ: Bản sao phải được công chứng/chứng thực đúng quy định, giấy khám sức khỏe phải còn hiệu lực.
- Bảo quản bản gốc: Luôn giữ bản gốc các văn bằng, chứng chỉ. Chỉ nộp bản sao có chứng thực vào hồ sơ.
Cơ sở pháp lý
- Luật Viên chức 2010 (sửa đổi 2019).
- Nghị định 115/2020/NĐ-CP ngày 25/9/2020 về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức.
- Thông tư 07/2019/TT-BNV ngày 01/6/2019 của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức.
- Quyết định 02/2008/QĐ-BNV ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.